회의관련 용어 해설

의 사

의사란 회의를 진행하는데 관련되는 제반사항을 총칭하고 있는데 일반적으로 회의라는 의미로 사용하고 있다. 즉 의사정족수, 의사일정, 의장의 의사정리권 등을 그 예로 들 수 있다.

의사일정, 회기, 집회, 폐회

의사일정은 회의를 진행하기 위한 예정서라고 말할 수 있는데 이는 회기 전체 동안의 의사일정과 당일 회의의 의사일정 두 가지가 있다. 회기 전체의 의사일정은 본회의 개의일시, 처리할 안건, 휴회기간, 위원회 활동 기간 등과 기타 회의에 필요한 사항을 기재한다. 그리고, 당일 의사일정에는 당일 회의차수 개의(개회)일시 처리할 의제와 순서를 기재하는데 의원수가 많은 본회의에는 당일의 의사일정을 유인하여 회의장에 배부하고 규모가 작은 본회의나 위원회에서는 회의장 칠판에 게시하는 것이 바람직할 것이다. 의사일정을 작성하는 이유는 미리 의원이나 지방자치단체의 집행부에 알림으로써 회의에 필요한 준비를 할 수 있게 하고 질서있고 능률있는 의사진행을 할 수 있도록 하기 위한 것이다.

회기란, 의회가 언제나 활동하는 것이 아니고 일정기간을 정하여 활동하게 되는데 그 기간을 회기라 함.

집회란, 의회가 활동을 시작하기 위하여 일정한 시간과 장소에 모이는 것

폐회란, 개회의 반대되는 개념으로서 의회의 활동기간 즉 회기가 종료되는 것

개회, 개의, 산회, 휴회

개회란 의회가 집회되어 활동을 시작하였다는 의미로 사용되는데 제○회 ○○의회(임시회 또는 정례회)가 개회되었다고 한다. 그리고 지방자치법이나 회의규칙에서는 위원회 의 당일 회의를 여는 것을 개회라고 표현하고 있는데 개의와 개회를 혼용하여 사용하고 있다.

개의란 회기 중에 당일의 본회의를 여는 것을 말하는데 개회는 전체적인 회기가 시작됨을 강조하여 사용된다. 당일 본회의나 위원회가 회의를 시작하게 되면 그날의 회의 시작을 선포하게 되는데 제○차 본회의(위원회)를 “개의합니다”의 형식으로 선포하게 된다. 개의나 개회 선포 전에는 무슨 발언을 하든 회의가 아니라 사담에 불과하다.

산회는 그날의 의사일정을 모두 처리하여 회의를 끝내는 것을 의미한다. 산회도 의장 또는 위원장이 선포하게 되는데 “오늘은 이것으로 산회를 선포합니다”의 형식으로 선포하게 된다. 그리고, 일단 개의(개회)된 회의에 대해 산회를 선포하지 않는 한 당일 24:00 까지는 회의를 할 수 있는 상태에 놓이게 된다.

휴회는 본회의에서만 사용되는 용어이다. 의회가 집회되어 본회의 의결로 회기가 결정되는데 그 회기중 일정한 기간을 정하여 본회의를 열지 않는 것을 휴회라 한다. 휴회는 일반적으로 위원회 활동을 위해서 또는 중요한 행사 등을 위하여 하게 된다. 휴회는 본회의 의결로 하되 일정기간을 정하여(○일)휴회하게 되는데 일요일이나 법정 공휴일은 휴회의결 없이 당연히 본회의를 개의하지 않는다. 일요일이나 법정 공휴일에 본회의를 개의하기 위해서는 오히려 본회의 의결이 있어야 한다.

정회, 속개, 재개, 유회

정회란 일단 개의된 회의를 진행하다가 회의를 중단하는 것으로서 법규정사항으로는 회의 진행중 의사정족수에 달하지 못한 때와 회의장이 소란하여 질서유지가 곤란한 경우이나 일반적으로 안건에 대한 이견조정 휴식 질의(질문)에 대한 답변준비 시간의 확보 등 필요한 경우에 정회한다. 회의규칙에서는 정회를 회의중지로 표현하고 있는데 관용적으로 정회라는 용어를 일반적으로 사용하고 있다. 정회의 여부와 시점 결정은 의장 또는 위원장이 하게 되나 필요한 경우에는 의원(위원)의 동의와 본회의(위원회)의결로 정회하기도 한다. 정회를 한 후 이견으로 회의를 속개하지 못하고 산회도 의결하지 못하는 경우에는 당일 24:00가 됨으로서 자동산회 되었다고 한다. 정회시에는 회의시작 시간 즉 속개시간을 고지하기도 하지만 속개시간 약속없이 정회하는 경우에는 의장(위원장)은 속개시간을 정하여 의원(위원)에게 통지한다.

속개란 중지된 회의를 다시 시작하는 것을 말하는데 이 경우에도 개의되는 때와 같이 의사정족수가 충족되어야 한다.

재개는 본회의 휴회기간 중에 긴급한 안건의 처리 등 필요에 따라 휴회를 해제하고 본회의를 다시 여는 것을 말한다

유회란 예정된 당일 회의를 시작하기 위해서는 일정 수 이상의 의원(위원)이 출석(의사정족수 충족)하여야 하므로 회의는 의사정족수가 충족되기를 기다려 개의하게 된다. 그러나, 의사정족수가 충족될 때까지 무작정 기다릴 수 없으므로 개의 예정 시간으로부터 일정시간이 지나도 의사정족수를 충족하지 못하면 당일 회의를 열지 못하게 되는데 이 경우를 유회라 한다. 지방의회에서는 개의시간이 1시간이 지나도록 의사정족수에 미달될 경우에 의장은 유회를 선포할 수 있도록 하고 있는데 위원회에서도 이 규정을 준용한다.

과반수, 정족수

과반수는 의사일정의 방법으로 다수결의 한 형태이다. 과반수를 결정할 때 2분의 1이 소수점으로 계산되는 경우에는 소수점 이하의 숫자를 절상한 수가 과반수가 된다. 주의할 것은 출석의원(재적의원) 1/3 또는 2/3 이상이라고 할 때 소수점으로 계산되는 경우에는 소수점 이하를 절상한 수를 기준으로 해야 한다. 왜냐하면 사람은 나눌 수가 없기 때문이다.

의사정족수란 회의를 개의하거나 어떤 사항을 의결할 때 최소한 필요한 출석의원수를 본회의(위원회), 모두 제적의원 1/3의 이상 출석으로 개의하며 안건을 의결하는데 필요한 최소한의 출석의원수를 말한다. 의결정족수는 지방자치법에 규정이 없는 한 재적의원(위원) 과반수 출석과 출석의원(위원) 과반수 찬성으로 의결토록 하고 있다

부의와 상정

부의란 안건이 본회의에서 심의할 수 있는 상태에 놓는다는 의미로 사용되는데, 이 용어는 본회의에만 사용하고 있다. 즉, 본회의에 부의 한다는 것은 본회의에서 심의될 수 있도록 하는 상태에 놓는 것을 말하는데 부의를 구체화시키기 위해서는 회의에 상정시키는 행위가 필요하다.

상정이란 본회의에 부의된 안건이나 위원회에 회부되어 있는 안건을 심의하기 위해서 당일 회의에서 심의를 시작한다는 구체적인 행위를 의미한다. 본회의나 위원회에서 의사일정에 기재된 안건에 대해 “○○○을 상정합니다” 선포함으로써 비로소 당해 안건이 상정되었다고 하고 당해 안건을 심의할 수 있게 된다

의결과 결의 부대결의

의결과 결의는 회의체의 의사형성 행위라는 점에서 구별되는 것은 아니다. 구별한다면 결의는 합의체의 전체 의사를 나타내기 위한 의사형성 행위인데 대하여 의결은 각각의 안건에 대하여 가부를 판단하는 구체적 법률적 의사형성 행위라고 할 수 있다.

부대결의란 의안을 의결할 때 어떤 조건 또는 건의 등 의사 표시를 붙이는 경우가 있는데 이를 부대결의 또는 부대조건이라 한다.

가결과 부결, 미결

가결은 안건이 통과되었다는 것을 의미하며, 부결은 안건이 통과되지 아니하였다는 의미이다.

미결은 가부 어느 편에도 다 과반수가 못될 때 의결하지 아니하였다는 의미로 사용된 것이나 현재는 사용하지 않고 있다.

질의와 질문, 서면질문

질의는 의제가 된 안건을 본회의나 위원회에서 심의(심사)하는 과정에서 의문나는 사항이나 문제점등 필요한 사항을 제안자에게 물어 답변을 구하는 안건 심사 절차로서의 한 단계를 의미한다.

질문은 독립적인 의사로서 심의대상이 되는데 지방자치단체의 행정 전반 또는 특정 문제에 대하여 설명을 요구하고 소견을 묻는 것이다.

※ 질문과 질의를 구분하면 질문은 지방자치단체에 대하여 지방행정의 처리 상황이나 장래 계획 등에 대하여 소견을 묻는 행위이다. 질의는 의제가 된 안건에 대해 의문 나는 사항을 묻는 행위이며, 질문은 독립된 의사로서 의사일정에 기재하고 상정을 하게 되나 질의는 안건의 심의절차의 한 과정에 불과하다.

질의와 질문, 서면질문

심의와 심사는 의회에서 안건을 결정하기 위해서 즉 의결하기 위해서 논의하는 것을 말한다. 심의는 본회의 논의단계를 말하고 심사는 위원회 논의단계를 말하는 것으로 구별한다.

동의와 요구

동의라 함은 회의체에서 의원(위원)이 통상적으로 안을 갖출 필요 없이 발의하는 것을 말하는데, 이는 회의체의 의사결정을 위해 안을 맨 처음 제안하는 과정이 된다. 동의는 회의진행 과정에서 논의하고 있는 의제와는 독립된 의제로서 의결의 대상이 되는 것으로 통상 구두로 발의(서면동의 가능)하게 되고 특별한 규정이 없는 한 동의자외 1인 이상이 찬성하면 그 동의는 성립되었다고 하고 성립된 동의는 회의체에서 논의할 수 있는 대상 즉 의제가 되는 것이다.

요구라함은 동의와 유사한 내용으로서 요구가 있는데 이 요구는 일정한 요건을 구비하는 경우 피요구자는 당연히 그 요구에 따라 일정한 행위를 해야 하는 것을 의미한다.